Mange møder er spild af tid
Der er mange gode grunde til at kaste et blik på mødekulturen på de danske arbejdspladser. Flere undersøgelser viser, at der er masser af penge at hente ved at effektivisere møderne. Når man spørger medarbejderne, siger en stor andel, at de oplever spildtid ved møder. Ifølge en undersøgelse oplever 9 ud af 10 spildtid ved møder, og cirka 15 % af mødetiden kan umiddelbart reduceres. Og visse møder kunne måske helt annulleres?
Ineffektive møder går ud over arbejdsglæden
Det er ikke kun den sparede tid, man skal være opmærksom på, når man diskuterer, hvilken effekt mere effektive møder kan have på organisationen.
En dårlig mødekultur går nemlig også ud over arbejdsglæden. Medarbejderne bliver negative, trætte og frustrerede, når de føler, at de spilder deres tid. Og hvis en stor del af medarbejdernes arbejdsdag går med møder, er der langt mindre tid til at klare de egentlige arbejdsopgaver. Det giver stress og i værste fald et øget antal sygedage.
Dårlig mødeledelse skaber usikkerhed
Når nu der bruges så megen tid på møder i virksomheder, kommuner og offentlige instanser, skulle man tro, at der var fokus på mødelederens kompetencer. Det er desværre ofte ikke tilfældet. Møder, der er dårligt styrede, kan skabe tvivl og usikkerhed blandt medarbejderne. Hvem skal egentlig gøre hvad, og hvem har ansvaret?
En god mødeleder er en mødeleder, der evner at tage styring om mødet, inddrage alle mødedeltagere, og som kan drage klare konklusioner, der kan udmøntes i actionpunkter.
Det starter med mødeindkaldelsen og agendaen
Et effektivt møde forudsætter en god mødeindkaldelse. Mødelederen skal være klar på mødets formål. Mødes vi blot, fordi vi plejer at gøre det? Skal vi diskutere et emne, der kræver forberedelse? Hvor lang tid er det rimeligt at bruge på det pågældende emne? Mødeindkaldelsen og agendaen er vigtige elementer til effektivisering af møderne.
Tag referat – og husk at følge op!
Det er mødelederens rolle at opsummere og konkludere på hvert punkt efter diskussionen. Disse konklusioner skal gengives i referatet. Et referat skal udsendes kort tid efter selve mødet, højest 2-3 dage efter. Især ved afdelingsmøder med forholdsvis korte intervaller er det vigtigt hurtigt at få udsendt et mødereferat.
Når konklusionerne er krystalklare og nedskrevet i et referat med ansvarlige personer, er det nemt at følge op på det næstkommende møde.
Alle skal bidrage til effektive møder
Alle medarbejdere kan bidrage til bedre og mere effektive møder. I organisationen bør man tale om, hvad et godt møde er, og hvordan man bidrager til en god og effektiv mødekultur. Mødelederen kan tage initiativ til en snak om mødekulturen, men det kan også være HR-afdelingen eller den øverste ledelse. Fordelen ved at inddrage ledelsen i et initiativ om effektiv mødeledelse og mødekultur er, at det sender et stærkt signal til medarbejderne om, at emnet prioriteres og har ledelsens bevågenhed.
5 gode råd til at få et mere effektivt møde
-
Respektér tiden (vi lukker døren og starter mødet!)
-
Følg agendaen
-
Sig kun noget, når du mener, at det kan bidrage til diskussionen. For at vurdere om det bidrager, kan du vende den i hovedet; ville du synes, det var et godt bidrag, hvis én af dine kolleger sagde det?
-
Vær åben og positiv
-
Vær konstruktiv, gå efter bolden og ikke manden
Få hjælp til at holde bedre møder
Aros Kurser har specialiseret sig i kurser i god mødeledelse, hvor mødeledere får værktøjer til at gøre møderne mere effektive og beslutningsdygtige. Ring på tlf. 70 278 279 og hør mere.
Printvenlig
Sitemap
.jpg "Underviser Peter Skovager - Kursus i effektiv mødeledelse")
Peter Skovager er ekspert i effektiv mødeledelse og en erfaren mødeleder, der har arbejdet for blandt andet IBM og TDC. Han har arbejdet med LEAN og anden effektivisering for en række offentlige og private virksomheder.
